Ethische Code

De grondbeginselen van Mecalux bevatten de doelstellingen en waarden die het intern functioneren van de bedrijven binnen de groep regelen als ook de relaties met werknemers, klanten en leveranciers. Hiertoe publiceert Mecalux haar Ethische Code als een bindende leidraad voor verantwoord en respectvol gedrag ten opzichte van het rechtssysteem binnen het bedrijf, met de nadruk op de gelofte alle wetten op elk niveau na te leven.

Reikwijdte en naleving van de Ethische Code

van de MECALUX Groep moet alle in dit document gedefinieerde normen van de Ethische Code kennen en naleven, ongeacht hun hiërarchische functie, geografische of functionele locatie of bedrijf binnen de groep, waarvoor ze werken.Ieder

De Ethische Code is ook van toepassing op alle personen of bedrijven die een directe of indirecte relatie met de groep hebben (klanten, leveranciers enz.) en die zich geleidelijk moeten aanpassen aan de naleving van deze norm.

1.- WAARDEN

1.1 Naleving van de wet en zerotolerancebeleid ten opzichte van overtredingen.

Het naleven van de lokale, nationale en internationale wetten daar waar we onze bedrijfsactiviteiten ontwikkelen, is van fundamenteel belang voor de MECALUX Groep.

Alle leidinggevenden van MECALUX zijn verplicht om zich vertrouwd te maken met de belangrijkste wetten en richtlijnen die relevant zijn voor het vakgebied waarvoor ze verantwoordelijk zijn als ook met het ondernemingsbeleid. Diepgaande kennis van de geldende wetten en het ondernemingsbeleid is vooral belangrijk voor het management dat wegens hun specifieke functies verantwoordelijk is voor het naleven van deze wetten en richtlijnen door de bedrijven van de groep en zijn werknemers.

Bij twijfel over de rechtsgeldigheid van een beslissing, moet men contact opnemen met een van de advocaten van het bedrijf of met de Compliance Officer.

1.2 Betrokkenheid bij mensen- en arbeidsrechten.

De groep promoot non-discriminatie wegens ras, nationaliteit, sociale afkomst, leeftijd, geslacht, burgerlijke staat, seksuele oriëntatie, ideologie, politieke meningen of godsdienst.

De groep bevordert de gelijke behandeling van mannen en vrouwen voor wat betreft de toegang tot banen, opleidingen, promoties en arbeidsomstandigheden, overeenkomstig de vraag op een bepaald moment.

De groep verwerpt elke uiting van geweld, fysieke, seksuele, psychologische of morele intimidatie en ander machtsmisbruik op het werk, alsmede alle andere gedragingen die een intimiderende of beledigende omgeving creëren ten opzichte van de individuele rechten van de werknemers.

1.3 Absolute afwijzing van fraude en corruptie.

De groep benadrukt haar betrokkenheid bij de preventie van overtredingen en fraude en in het bijzonder voor het niet uitvoeren van taken, met betrekking tot klanten, leveranciers, concurrenten, overheden enzovoort, wat als illegaal kan worden beschouwd.

Elke vorm van fraude is verboden, ongeacht de uitwerking op de activa van het bedrijf of op derden. Er moeten gepaste controlemaatregelen worden aangewend om elke vorm van frauduleuze activiteit te voorkomen (zoals oplichting, verduistering, diefstal, ontvreemding, belastingontduiking, belastingfraude of witwaspraktijken).

Bij MECALUX is het verboden om steekpenningen in willekeurig welke vorm aan te bieden of te aanvaarden, zowel in de overheids- als private sector.

Gastvrijheid, wanneer deze te goeder trouw en binnen redelijke grenzen wordt aangeboden, evenals de bedrijfskosten voor het onderhouden van goede klantcontacten of voor de presentatie van producten en diensten, worden beschouwd als een legitiem onderdeel van de activiteiten van een bedrijf. Echter, het anti-corruptiebeleid van MECALUX bepaalt dat deze gunsten niet aangeboden of ontvangen mogen worden wanneer het de bedoeling is om een ongepast voordeel te verkrijgen of te verlenen. Concreet betekent dit dat men geen enkele gunst mag aannemen van of aanbieden aan personen met een publieke functie.

1.4 Respect en bescherming van het milieu.

MECALUX moet de wetgeving, regelgevingen en voorschriften inzake het milieu naleven die van toepassing zijn in die landen waar we actief zijn, alsmede het beleid en de procedures van MECALUX met betrekking tot exploitatie en milieu.

Concreet verbindt MECALUX zich ertoe om:

• De wetgeving en andere toepasbare milieuvereisten na te leven.
• Het personeel verantwoordelijk te maken.
• Een milieubeheersysteem in te voeren.

Concreet wordt deze betrokkenheid vertaald in:

• Het informeren van alle werknemers en leveranciers over de inhoud van dit milieubeleid.
• Analyse en optimalisatie gebruiken om een grotere beschermingsgraad voor het milieu te behalen en vervuiling te voorkomen.
• De naleving van de wetgeving en andere milieuvereisten controleren die van toepassing zijn.
• De normen voor het beheer van afval, lozingen en uitstoot naleven.
• De werknemers die een activiteit uitvoeren met een beduidend effect op het milieu, sensibiliseren en opleiden.

2.- ONZE WERKNEMERS

2.1 Selectie, opleiding en evaluatie.

We selecteren onze werknemers en bevorderen ze door ons te baseren op hun individuele en collectieve bekwaamheden en op hun prestaties.

MECALUX promoot non-discriminatie op basis van ras, nationaliteit, sociale afkomst, leeftijd, seksuele geaardheid, geslacht, burgerlijke staat, ideologie, politieke mening of godsdienst, evenals de gelijkheid van kansen op een functie overeenkomstig de vraag op een bepaald moment.

2.2 Verantwoordelijkheden.

De werknemers van MECALUX moeten de volgende gedragsregels volgen:

• De werkuren uitsluitend wijden aan zaken die met het werk te maken hebben, dit in het belang van MECALUX.
• Gedragingen vermijden die direct of indirect als intimiderend kunnen worden beschouwd.
• Gedragingen vermijden die direct of indirect als illegaal of onrechtmatig kunnen worden beschouwd.
• Vrije en eerlijke concurrentie verdedigen.
• Anderen met respect behandelen.

2.3 Belangenconflict.

De werknemers van MECALUX moeten vermijden deel te nemen aan situaties die tot een belangenconflict kunnen leiden. Men acht dat er een belangenconflict bestaat in die situaties waarin er een direct of indirect conflict bestaat tussen de individuele belangen van de werknemer of iemand die dichtbij staat, en de belangen van de bedrijven van MECALUX.

Betreffende mogelijke belangenconflicten, moeten de werknemers van de groep de volgende algemene handelingsprincipes in acht nemen:

a) Onafhankelijkheid: op elk moment op professionele wijze handelen, trouw zijn aan de groep en de aandeelhouders en dit onafhankelijk van het eigenbelang of die van derden. Bijgevolg zien ze af van elke situatie waarin ze hun eigenbelang belangrijker vinden dan die van de groep.

b) Onthouding: ervan afzien zich te mengen in de besluitvorming die invloed kan hebben op de entiteiten van de groep waarmee een belangenconflict is, of deze te beïnvloeden, niet deelnemen aan vergaderingen waarop deze beslissingen worden besproken en geen toegang verkrijgen tot vertrouwelijke informatie die betrekking heeft op dit conflict.

c) Communicatie: inlichten over de eigen belangenverstrengelingen. Hiervoor moet, afhankelijk van het geval, het bestaan of het mogelijke bestaan van een belangenverstrengeling schriftelijk aan de manager, het hoofd personeelszaken en/of de Compliance-afdeling van de groep worden meegedeeld.

We handelen op dezelfde manier met onze huidige of potentiële klanten en leveranciers. .

2.4 Nauwgezetheid en volledigheid van boeken, registers en rekeningen.

De transparantie van informatie is een fundamentele norm die de handelingen van de werknemers van MECALUX leidt. Anderzijds mag geen enkele werkwijze of beheer op een zodanige manier gestructureerd worden, dat het intern vastgelegde controlesysteem wordt omzeild.

2.5 Activa en eigendom.

De werknemers moeten alle bedrijfsactiva beschermen, zoals intellectuele en industriële eigendommen, elektronische media, uitrustingen, fondsen, producten en diensten, en een efficiënt en rechtmatig professioneel gebruik ervan bevorderen.

Een goede reputatie is een van de meest waardevolle activa van MECALUX. Elke werknemer is er persoonlijk verantwoordelijk voor mogelijke handelingen te vermijden die de reputatie van MECALUX kunnen schenden, en voor het naleven van de geldende wetgeving en de interne bedrijfsregels.

2.6 Vertrouwelijke informatie.

Het is onze verantwoordelijkheid om vertrouwelijke gegevens, bedrijfsinformatie en handelsgeheimen te beschermen en ervoor te zorgen dat ze niet gebruikt kunnen worden voor persoonlijk gewin of voor het gewin van derden.

Waardevolle of vertrouwelijke informatie is een belangrijk activa en moet indien nodig zowel intern als extern worden overgedragen door het hiervoor aangestelde personeel. Bij twijfel moet de werknemer eerst met zijn manager bekijken hoe hij te werk moet gaan.

3.- KLANTRELATIES

We moeten er allemaal aan werken om de eerste keuze van onze klanten te zijn. We zijn een bedrijf dat erop gericht is oplossingen te bieden en diensten te leveren en we moeten allen in gedachten houden dat de klant voortdurend onze prioriteit heeft wat betreft aandacht, toewijding en handelwijze.

Het succes van onze business is gebaseerd op de langetermijnrelaties die we met onze klanten onderhouden. Daarom zijn we verplicht de klanten producten en diensten van uitstekende kwaliteit aan te bieden en desnoods het onderhoud ervan.

Bovendien moet het contact met professionals uit onze en andere sectoren transparant zijn; werknemers moeten betrouwbare informatie geven over de producten, diensten en prijzen om de selectie van de aankopen op basis van echte en objectieve kenmerken mogelijk te maken.

3.1 Relaties met overheidsinstanties.

De relaties met overheidsinstanties moeten gebaseerd zijn op een maximale transparantie, eerlijkheid en correctheid. Het is werknemers van MECALUX verboden om, zowel rechtstreeks als via tussenpersonen, voordelen die niet te rechtvaardigen zijn, aan te bieden, te verlenen, te verkrijgen of te aanvaarden met de bedoeling een voordeel voor MECALUX, voor zichzelf of voor een derde te verwerven.

Ze mogen in het bijzonder geen enkel soort steekpenning of commissie geven aan of aanvaarden van een andere partij, zoals ambtenaren, personeel van andere bedrijven, politieke partijen, klanten, leveranciers of aandeelhouders.

3.2 Leveranciers.

Voor het aangaan van een overeenkomst met een leverancier moet deze door de werknemers van MECALUX geselecteerd worden op basis van een objectieve en onpartijdige beoordeling, waarbij elk belangenconflict of voorkeursbehandeling bij de selectie vermeden wordt; ze moeten ook betrouwbare informatie geven aan de leveranciers zonder te proberen deze te misleiden of ertoe te brengen onwettige of strafbare activiteiten uit te voeren.

3.3 Concurrenten.

De groep leeft de norm met betrekking tot de concurrentie na, waarbij elk gedrag wordt vermeden dat gezien kan worden als een samenspanning, misbruik of beperking van de concurrentie.

4.- ONS PRODUCT

We zijn verantwoordelijk voor de producten en diensten die onze klanten gebruiken. Aangezien het ons doel is dat onze producten voldoen aan de verwachtingen en behoeften van onze klanten, moet alles wat we doen van de beste kwaliteit zijn, door middel van onze voortdurende inzet voor innovatie, excellentie in de productie en kwaliteitscontrole. De excellentie in de productie is gebaseerd op het ontdekken van nieuwe en efficiëntere methodes om de productiviteit en de processen te verbeteren, door middel van kostenverlaging en behoud van de hoge kwaliteitsstandaarden.

We moeten ervoor zorgen dat we in de landen waar MECALUX actief is, het geheel van wetten, voorschriften, regelgevingen, registraties en andere van kracht zijnde juridische regelingen op lokaal en mondiaal niveau, naleven.

Onze interactie met klanten en regelgevende, certificerende instanties moet te allen tijde proactief en transparant zijn.

5.- ONZE GEZONDHEID EN VEILIGHEID

5.1 Gezondheid en veiligheid.

De groep promoot een veiligheids- en gezondheidsplan (V&G-plan) op het werk en treft de nodige preventieve maatregelen die voorzien zijn in de huidige geldende wetgeving.

Het is onze verantwoordelijkheid om arbeidsomstandigheden te creëren die voldoen aan de vereisten inzake gezondheid en veiligheid. De bescherming van de gezondheid en veiligheid van de werknemers op de arbeidsplaats is een prioriteit voor MECALUX.

Deskundigen van de groep waken met speciale aandacht over de normen inzake veiligheid en gezondheid op het werk, met als doel arbeidsrisico's te voorkomen en te beperken.

Als een werknemer betrokken is bij of kennis heeft van een ongeval of een gevaarlijke situatie, is het zijn plicht om de veiligheidsmanager (PRSES Person Responsible for Storage Equipment Safety) hierover zonder uitstel in te lichten en indien nodig, corrigerende maatregelen te nemen.

De groep bevordert het feit dat de onderaannemers waarmee gewerkt wordt, de normen en programma's inzake veiligheid en gezondheid op het werk naleven.

6. DIVERSEN

6.1 Verspreiding van de Ethische Code en raadgevingen.

De Ethische Code zal als officieel en geformaliseerd document via e-mail of op papier onder alle werknemers verspreid worden, afhankelijk van hun functie. Ook kan de code geraadpleegd worden op het lokale intranet.

Alle vragen, vermoedens of situaties waarin de normen van de Ethische Code niet worden nageleefd, moeten door de werknemers van MECALUX meegedeeld worden aan hun manager en/of de Compliance Officer.

6.2 Update.

De Ethische Code zal regelmatig herzien en aangepast worden, waarbij rekening gehouden zal worden met het jaarverslag van de Compliance Officer en met de suggesties en voorstellen van de werknemers en andere deskundigen van de groep.

Elke revisie of bewerking die tot een belangrijke wijziging van de Ethische Code leidt, ook wanneer dit vereist wordt door de nationale wetgeving van een van de landen waar de groep actief is, vereist de goedkeuring van de Raad van Bestuur van de Onderneming.

6.3 Goedkeuring.

De Ethische Code werd goedgekeurd tijdens de vergadering van de Raad van Bestuur van de Onderneming, gehouden op 30 juni 2015.