In het ERP bevindt zich de database waarmee het WMS is verbonden voor het beheer van de goederenstromen in het magazijn

Wat is een ERP systeem: definitie en verschil met een WMS

03 juni 2021

Definitie ERP. Een Enterprise Resources Planning is een softwareprogramma dat het beheer van een onderneming ondersteunt. Dit is een programma dat de operationele diensten van een bedrijf organiseert: elk team heeft toegang tot de database, wat de communicatie tussen de medewerkers vergemakkelijkt en fouten vermindert.

ERP-systemen bieden functionaliteiten die afgestemd zijn op de behoeften van de logistiek, een activiteit die van essentieel belang is voor de goede werking van uw onderneming.

In dit artikel analyseren we in detail de architectuur van de ERP en de functie ervan binnen het magazijn, met als doel de link met de WMS warehouse management software te verduidelijken.

Wat is ERP? Definitie en doelstellingen

ERP-software is ontworpen om de informatiestromen in een bedrijf te vereenvoudigen, en herhalingen en inconsistenties tussen verschillende afdelingen te voorkomen. In het verleden was het bijvoorbeeld mogelijk dat de boekhoudkundige voorraadgegevens niet overeenkwamen met de voorraad goederen die daadwerkelijk in het magazijn aanwezig was. Deze fouten veroorzaakten problemen die de productiviteit van het bedrijf verminderden.

ERP's trachten bedrijfsprocessen te harmoniseren door middel van gespecialiseerde software dat is voorgeprogrammeerd om tegemoet te komen aan de meest voorkomende organisatorische behoeften. Dat wil zeggen, dat wanneer een ERP wordt geïmplementeerd in een bedrijf, het zo moet worden geconfigureerd dat het geschikt is voor de gebruikte werkmethoden.

ERP is een softwarepakket dat aan de behoeften van elke afdeling in een organisatie voldoet, zo ook aan de behoeften van de afdeling logistiek
ERP is een softwarepakket dat aan de behoeften van elke afdeling in een organisatie voldoet, zo ook aan de behoeften van de afdeling logistiek

Karakteristieken en functionaliteiten die een ERP definiëren

ERP is een softwarepakket dat bestaat uit meerdere applicaties met verschillende functionaliteiten voor de uitvoering van specifieke taken. Elke handeling die wordt uitgevoerd met behulp van dit programma, functioneert dankzij één basiselement: een database waarin de informatie en de ERP-software worden opgeslagen en bewaard.

Hieronder de mogelijke toepassingen van een ERP:

- Logistieke software:

Aangezien logistiek van cruciaal belang is voor de werking van het bedrijf, biedt de ERP opties die de volgende gebieden bestrijken:

  • Commercieel: omvat functionaliteiten betreffende de verkoop, de levering en de facturatie, evenals alle pre-sales activiteiten.
  • Aan- of inkoop: beheert de leveringsprocessen van materialen voor de productie- en verkoopactiviteiten. Bovendien ondersteunt het onder andere, de evaluatie van toeleveranciers, het beheer van aan- en inkopen en de controle van de facturen.
  • Magazijnbeheer: deze software omvat de controle, de evaluatie en het beheer van de voorraden, de follow-up van de facturatie van de klantbestellingen en centraliseert de informatie die wordt gebruikt tijdens de logistieke processen in het magazijn.
  • Productie: plant alle hiermee verbonden activiteiten, zoals het controleren van de inkoop van grondstoffen en materialen, het checken van de eindproducten en het nakijken van de productieorders.

- Boekhoudsoftware:

  • Boekhoudkundig beheer: controleert onder meer de debiteuren, de crediteuren en de cashflow,
  • Kostencalculatie: deze optie geeft de uitgaven- en inkomstenstromen in het bedrijf weer. Deze omvat onder andere functionaliteiten voor het boekhoudkundig beheer van het project, het berekenen van de bedrijfsprocessen, de resultaatberekeningen en de kostenindeling.
  • Beheer van de activa: verzamelt informatie over onder meer de bezittingen van de onderneming en verschaft alle gegevens met betrekking tot het preventief onderhoud van de installaties, de reparaties, het beheer van de investeringen, de verkoop van de vaste activa en de afschrijvingen.

- Algemene of horizontale software:

  • Onderhoud: plant het preventieve onderhoud van de voorzieningen, ondersteunt het beheer van de technische dienst en signaleert de revisies.
  • Kwaliteit: zorgt ervoor dat de in het bedrijf ontwikkelde producten en processen voldoen aan de vereiste kwaliteitsniveaus.
  • Projecten: vergemakkelijkt de uitvoering van projecten die van belang zijn voor het bedrijf. Deze functionaliteiten zijn ontwikkeld zodat u onder andere de aanwezige middelen of uw deadlines kunt bewaken.
  • Human resources: ondersteunt onder meer het personeelsbeheer, de werving van nieuwe medewerkers en het opleidings- en trainingsbeleid.

Wat is het verschil tussen een ERP en een WMS?

Op het eerste gezicht lijken de logistieke functionaliteiten van een Enterprise Resources Planning (ERP) op die van software voor magazijnbeheer. Het WMS biedt echter aanzienlijk meer gespecialiseerde en geavanceerde opties dan de ERP.

De Warehouse Management Software is gericht op het operationele beheer van het magazijn: het kan de goederenstromen controleren en optimaliseren, wat een groot voordeel is in vergelijking met een Enterprise Resources Planning dat alleen de voorraden controleert.

Dit overzicht vat de belangrijkste functionaliteiten van Easy WMS samen, het warehouse management systeem (WMS) van Mecalux
Dit overzicht vat de belangrijkste functionaliteiten van Easy WMS samen, het warehouse management systeem (WMS) van Mecalux

De twee softwarepakketten vullen elkaar aan: het WMS integreert met het ERP-systeem waar alle belangrijke magazijngegevens, zoals SKU-codes (Stock Keeping Unit) van de goederen worden opgeslagen.

Om de verschillen tussen een ERP en een WMS te verduidelijken, moet bekeken worden welke functies beide softwarepakketten in een distributiecentrum vervullen binnen het aankoopproces van producten:

ERP en WMS functionaliteiten in een magazijn
ERPWMS
Bestellingen verwerken
Beheer van het contract van de leverancier
Het registreren van de goederenontvangst, het toewijzen van een SKU-code en het bijwerken van de voorraadHet organiseren van het ontvangstproces en de locatietoewijzing van de goederen al naar gelang de logistieke criteria (omloopsnelheid, risicograad, enz.)
Bijwerken van de voorraad en voortdurende communicatie met de ERP
Optimalisatie van de looproute die de magazijnmedewerker moet afleggen om de artikelen in de magazijnstellingen te plaatsen
Afhandeling van de bestellingHet ontvangen van informatie en het plannen van de orderpicking in overeenstemming met andere bestellingen
Aansturen van de magazijnmedewerker tijdens het orderpicken, voorbereiden en etiketteren van de bestelling
Toevoegen van een bestelling aan een vrachtbrief op basis van de bezorgroute
Registratie van de verzending van de goederen vanuit het distributiecentrum. Bijwerken van de beschikbare voorraad en het doorsturen van de gegevens naar het WMSBijwerken van de voorraden en de uitwisseling van informatie met de ERP
Goedkeuren van de leveranciersfactuur
Betaling

Dit voorbeeld geeft niet de complexiteit van de huidige magazijnprocessen weer. De vragen die logistieke managers, zoals u, trachten te beantwoorden:

  • Hoe de orderpicking organiseren wanneer er meer dan 7500 bestellingen per dag klaargezet moeten worden, zoals bij het bedrijf Tradeinn het geval is?
  • Wat gebeurt er als een deel van de bestellingen via de cross docking strategie afgehandeld wordt, zoals het geval is bij Roche Diagnostics?
  • Wat moet er gebeuren als er een uitgebreide kwaliteitscontrole moet worden uitgevoerd, zoals die bij Steris, leverancier van healthcare and lifescience products?

Warehouse Management Software is onmisbaar geworden voor een adequate organisatie van de steeds groter en complexer wordende goederenstromen. Alleen dit type softwareprogramma, dat rechtstreeks met de ERP communiceert, kan steun bieden bij het beheersen van de exploitatiekosten van het distributiecentrum. Tegelijkertijd staat dit soort software garant voor een kwalitatief hoogstaande klantenservice.

Voordelen van een WMS ten opzichte van een ERP

Veel ERP providers hebben applicaties ontwikkeld die soortgelijke functionaliteiten bieden als een WMS. Waarom een warehouse management systeem zoals Easy WMS implementeren? Wat zijn de voordelen ten opzichte van een ERP?

  • Zeer hoog specialisatieniveau: Easy WMS is in staat ondersteuning te bieden bij meer dan 75 verschillende taken. Dit is het resultaat van de jarenlange ervaring van Mecalux in de ontwikkeling van talrijke logistieke projecten. Een ERP biedt niet zo’n hoog specialisatieniveau.
  • Een WMS-softwarepakket biedt meer geavanceerde functionaliteiten: zoals een toepassing voor de industriële sector, voor de detailhandel, de levensmiddelenindustrie en logistieke dienstverleners. Een toepassing voor workforce management, betreffende het personeelsbeheer. Of een toepassing voor de e-commerce. Hierdoor kunnen er taken mee uitgevoerd worden die niet beschikbaar zijn op een ERP.
  • Moduleerbare integratie: Easy WMS kan aan alle softwareprogramma’s en randapparatuur aangepast worden. Vandaar dat willekeurig welk ERP of identificatie- en orderverzamelsysteem (RFID-readers, voicepicking of pick-to-light) geïntegreerd kan worden met Easy WMS van Mecalux.
  • Projectontwikkeling op maat: om een WMS in een distributiecentrum te integreren en aan te passen aan de bedrijfsactiviteiten, is het noodzakelijk dat de huidige processen in detail worden geanalyseerd. Warehouse management software is veelzijdiger dan een ERP. Het is gemakkelijker aan te passen aan het functioneren van een onderneming, waardoor de werkmethoden niet hoeven te worden gewijzigd wanneer de software eenmaal geïmplementeerd is.

Wilt u meer weten over Easy WMS en hoe dit systeem een bijdrage kan leveren aan het verbeteren van de activiteiten in uw magazijn, neem dan contact met ons op. Wij geven u graag een demo van Easy WMS en bereiden een project voor dat geheel aan de behoeften van uw onderneming tegemoetkomt.