Advanced shipping note (ASN / EDI 856) versnelt inkomende zendingen

De advanced shipping notice of advanced shipping note (ASN) is ontstaan om het aantal fouten bij de levering van goederen te beperken, vooral in de B2B-omgeving. Dit elektronische document bevat gedetailleerde informatie over de inhoud van de zending en automatiseert de informatie-overdracht over goederen van tussen leverancier en klant, waardoor de goederen sneller worden ontvangen.

In dit artikel bekijken we wat een ASN inhoudt, welke informatie het bevat en hoe het integreert met verschillende bedrijfssoftware.

Wat is de advanced shipping note (ASN)?

De Advanced shipping note, soms ook bekend als een advanced shipment notification is een elektronisch document dat automatisch door de software van een leverancier naar het ontvangende bedrijf of magazijn wordt gestuurd nadat de goederen zijn verzonden. Met andere woorden, dit elektronische document geeft aan dat de bestelling is verzonden (bericht van verzending), zodat de klant zich kan voorbereiden op de ontvangst van de goederen.

Een ASN versnelt de logistieke verwerking en als de goederen in het magazijn aankomen moet simpelweg de barcode gescand worden, waarna de relevante gegevens beschikbaar zijn voor ontvangst (type product, eenheden, leverancier, verzendingsdatum, etc.). Op die manier kunnen operatoren op de komst anticiperen en verliezen ze geen tijd met het analyseren van documenten, vragen stellen of het invoeren van informatie in het systeem.

De ASN wordt verzonden als EDI (electronic data interchange). EDI-berichten zijn een systeem voor het verzenden van gedigitaliseerde documentatie volgens een internationale norm, zodat deze automatisch door verschillende soorten software kan worden gelezen en geïnterpreteerd. Dit bespaart tijd en kosten en voorkomt bovenal fouten als gevolg van handmatig documentbeheer.

De ASN is gebaseerd op verschillende internationale normen die algemeen aanvaard zijn in sectoren zoals de detailhandel, e-commerce en de automobielsector. In de Verenigde Staten is de EDI 856-norm (bepaald door de organisatie X12 van het American National Standard Institute, ANSI) gangbaar. In de rest van de wereld is de gebruikte standaard meestal het DESADV of Dispatch advice message (in het kader van UN/EDIFACT, een reeks door de Verenigde Naties ontwikkelde normen).

Kortom, de ASN is de volgende stap in logistieke leveringen: de software van de klant wordt automatisch ingelicht over welke goederen zullen worden ontvangen, in welke omstandigheden en van wie. Dit versnelt de processen en voorkomt fouten bij de overdracht van informatie en het beheer van producten.

Welke informatie bevat de ASN?

De ASN bevat informatie over de zending en de fysieke kenmerken van het product of de goederen. Deze info komt uit de warehouse management software (WMS) en ERP.

Het elektronische document bevat onder meer:

• Nummer en datum van verzending
• Datum en voorwaarden van levering
• Informatie over de verzending van het pakket (adressen, vervoersvoorwaarden, enz.)
• Bestel- en ordergegevens (welke goederen en in welke hoeveelheid worden geleverd, serie- en batchnummer van het product, enz.)
• Gedetailleerde beladingseenheid (soort packing of verpakking...)
• SSCC- of GSI-code 128 om de ontvangst te versnellen

Dit ondersteunt de traceerbaarheid van de bestelling tijdens het transport, aangezien het bedrijf precies weet welke goederen zijn verzonden, op welke datum ze het magazijn hebben verlaten en wanneer ze naar verwachting op hun bestemming zullen aankomen.

Voordelen van een ASN

Productie- en opslagorganisatiemethoden zoals just-in-time vergen flexibele logistieke oplossingen. Een snelle ontvangst van het materiaal en een strikte voorraadcontrole zijn hierbij essentieel, zelfs wanneer deze voorraad zich niet in het magazijn bevindt. De voordelen zijn:

• Volledig zicht op de ontvangst van bestellingen: met een ASN hebben bedrijven meer controle hebben over hun bestellingen en weten ze te allen tijde wanneer ─ en waar, als zij over meerdere magazijnen beschikken ─ zij deze zullen ontvangen en onder welke voorwaarden.
• Grotere nauwkeurigheid bij het verzenden van producten: de ASN bevestigt dat de bestelling die door de leverancier wordt verzonden overeenkomt met de bestelling die door de klant wordt ontvangen. Dit voorkomt fouten bij de levering van goederen.
• Wendbaarheid bij de ontvangst van goederen: magazijnmedewerkers kunnen zich van tevoren voorbereiden op het ontvangen van de goederen, zodat ruimte en personeel optimaal worden benut.

Een ASN-systeem kan pas werken en deze voordelen zijn enkel te behalen als het voorraadbeheer in het logistiek centrum volledig gedigitaliseerd verloopt. Dit vergt een Warehouse Management Software (WMS). Dat is software die tot in detail weet waar de producten zich in het magazijn bevinden en op welk tijdstip ze precies worden verzonden. Ook het ERP kan aanvullende informatie verstrekken over de kenmerken van de goederen (houdbaarheidsdatum enz.) die belangrijk is om in de ASN op te nemen. De juiste combinatie van de twee softwarepakketten maakt het mogelijk om een systeem met ASN'ssoepel te laten verlopen.

Hoe wordt de ASN aangemaakt en ontvangen?

Een ASN is een elektronisch document dat automatisch kan worden aangemaakt en verzonden door zowel het Warehouse Management Systeem als het ERP.

Bij het ontvangende magazijn verzamelt een geavanceerd WMS, zoals Easy WMS van Mecalux, deze informatie en wijst deze een ontvangstruimte toe, waar de producten worden aangemeld die het magazijn zullen binnenkomen. Bovendien kan het WMS etiketten aanmaken en afdrukken met de gegevens van elk te ontvangen artikel , die de operatoren dan bij ontvangst op elk pakket aanbrengen.

Een dergelijke logistieke activiteit vinden we bijvoorbeeld in het nieuwe magazijn van Intersurgical, een multinational gespecialiseerd in medische apparatuur in Wokingham, Verenigd Koninkrijk. Hun magazijn werkt met vooraf aangemelde zendingen: het ERP ontvangt het ASN van de software van de leverancier en stuurt het door naar Easy WMS zodat voor elk product een etiket kan worden aangemaakt en afgedrukt. Zodra de relevante controles zijn uitgevoerd, plaatsen de operatoren elk etiket op de overeenkomstige verpakking.

Een soortgelijke activiteit vindt plaats in het nieuwe magazijn van Ixos Cealco in hun magazijnen in Granollers (Spanje). In samenwerking met leveranciers uit meer dan 50 landen koos het logistieke management voor ASN als oplossing om goederen efficiënter te ontvangen. Het ERP van Ixos Cealco meldt de zendingen vooraf aan bij Easy WMS, wat het controlewerk van de operatoren vergemakkelijkt.

ASN, wendbaarheid voor logistiek 4.0

Het synchroniseren van de gegevensoverdracht tussen verzender en ontvanger van goederen maakt de logistieke processen van een bedrijf efficiënter. Een ASN zorgt ervoor dat de operatoren die de goederen ontvangen, kunnen inplannen welke bestellingen zullen worden ontvangen en wanneer. Met deze informatie kunnen ze de loskades voorbereiden en zones van het magazijn inrichten zodat alles op het juiste moment klaar is.

Dit systeem maakt ook een betere traceerbaarheid van de producten mogelijk, zowel voor de verzender als voor de ontvanger: het is mogelijk op elk moment te weten wanneer de zending moet worden verzonden en voor welk magazijn deze bestemd is.

Wilt u uw logistiek een boost geven met digitale oplossingen? Aarzel dan niet om contact op te nemen met Mecalux. Easy WMS maximaliseert uw productiviteit en elimineert fouten in alle fasen van de magazijnlogistiek.