Stappen en aanbevelingen om de goederenontvangst te verbeteren

Goederenontvangst vormt de basis van de logistieke stromen, en is één van de belangrijkste processen in een magazijn. Een slecht beheer kan leiden tot talrijke fouten bij de opslag, waardoor de productiviteit van de onderneming wordt afgeremd.

Daarom is uiterst belangrijk dat de goederenontvangst efficiënt georganiseerd wordt, wilt u de operationele kosten in toom houden. Daartoe moet u op de hoogte zijn van alle taken in het proces en de reikwijdte ervan. En u moet ook kennis hebben van de technieken die kunnen worden toegepast om ze te verbeteren.

Werkzaamheden betreffende de ontvangst van goederen

Bij goederenontvangst komt meer kijken dan alleen het opslaan van de goederen van de leveranciers in het magazijn; het is een veel ingewikkelder proces, verdeeld in vier belangrijke stappen:

1. Planning en informatie

Voor een efficiënte afhandeling van de goederen is het belangrijk dat u de ontvangsten voorbereidt. Het goederenontvangstproces hangt ten dele af van de goede samenwerking binnen de toeleveringsketen of Supply Chain en het efficiënte beheer van de bevoorrading en inkoop. Bovendien is het de pijler waarop de cross docking-methode is gebaseerd.

Om het proces van goederenontvangst te versnellen, moet u tevens alle informatie beheren die rondgaat tussen alle betrokkenen in uw toeleveringsketen.

2. Het beheer van de laad- en losperrons

Deze fase kan betrekking hebben op:

• Het lossen van goederen
• Het vervoer van de goederen naar de ontvangst- of consolidatiezone
• Het inslaan van de goederen in de magazijnstellingen

Om te weten hoe de taken moeten worden uitgevoerd en welke apparatuur voor goederenafhandeling daarvoor gebruikt moet worden, moeten de magazijnmedewerkers die verantwoordelijk zijn voor de ontvangst van de goederen verplicht een bepaald protocol volgen.

3. Kwaliteitscontrole van de ontvangen goederen

Bij de goederenontvangst moeten de magazijnmedewerkers de leveringsbonnen of vrachtbrieven en de goede staat van de verpakkingen controleren. Daarnaast moeten ze ook nagaan of de hoeveelheden, de modellen en de karakteristieken van de producten overeenkomen met wat besteld is bij de leverancier.

Afhankelijk van het type laadeenheid dat ontvangen is, voeren sommige ondernemingen een uitgebreidere kwaliteitscontrole uit, met name als het gaat om:

• Grondstoffen
• Voedingsmiddelen of medicijnen: sommige producten vereisen specifieke opslagcondities, om de koudeketen niet te verbreken
• Gevaarlijke stoffen: speciale normen reguleren het vervoer, de verpakking, het laad- en losproces alsmede de wijze van opslaan, van deze goederen waarvan de afhandeling risico’s met zich meebrengt

Om deze kwaliteitscontroles te kunnen uitvoeren, moeten de goederen in een speciale daarvoor bestemde ruimte geplaatst moeten.

Zoals hierboven beschreven is, kan de kwaliteitscontrole geautomatiseerd worden door controlepunten te integreren in het transportbandensysteem, waarop de gepalettiseerde goederen verplaatst worden.

4. Etikettering, consolidatie en adressering van goederen

Het is van essentieel belang dat u alle gegevens betreffende de goederen bij ontvangst registreert, zodat ze te allen tijde traceerbaar zijn. De vrachtbrieven bevatten belangrijke informatie zoals:

• Het order- of bestelnummer
• De leveringsbon of vrachtbrief
• Het resultaat van de kwaliteitscontrole
• De beschrijving van de karakteristieken van de ontvangen goederen en de hoeveelheden

In magazijnen waar men met warehouse management software werkt, wordt deze informatie automatisch verwerkt volgens de logistieke criteria die door het bedrijf worden gehanteerd. Deze informatie wordt doorgaans gelinkt aan de database van zijn Enterprise Resource Planning (ERP).

Tijdens de goederenontvangst is het mogelijk dat u het volgende binnenkrijgt:

• Niet-gepalletiseerde producten: deze zult u moeten consolideren en registreren om ze te kunnen traceren en lokaliseren.
• Goederen die op pallets worden vervoerd: de magazijnmedewerkers moeten een snelle controle uitvoeren met betrekking tot de hoeveelheden en de karakteristieken voor ze in de magazijnstellingen op te slaan.
• Retourzendingen van klanten: dit is waar uw beleid inzake omgekeerde logistiek om de hoek komt kijken. Doorgaans stellen bedrijven hun eigen regels op voor het beheer van teruggezonden producten. Dit vereist soms dat de voorraad tijdelijk geblokkeerd wordt om de retourzendingen te controleren.
• Niet bestelde of goederen die niet volgens afspraak geleverd worden: het is mogelijk dat uw leverancier producten levert die u niet besteld hebt, of dat u ze ontvangt buiten het afgesproken tijdstip. Om de situatie onder controle te houden, raden wij u aan gebruik te maken van een warehouse management systeem. Het warehouse management systeem (WMS) kan deze processen beheren zonder de rest van de werkzaamheden te verstoren en zonder het voorraadbeheer te ontregelen.

Bovendien moeten uw werknemers in deze fase de goederen van etiketten voorzien volgens de door u gekozen methode: ze krijgen een opslaglocatie toegewezen en zijn traceerbaar.

Best practices voor goederenontvangst in het magazijn

Welke strategieën kunt u implementeren om het proces van goederenontvangst te verbeteren? Met de volgende tips kunt u de retourzendingen efficiënt organiseren:

- Pas de goederenontvangsten aan de indeling van het distributiecentrum aan

De indeling van het distributiecentrum en de planning van de logistieke processen, zoals de goederenontvangst, zijn twee aspecten die nauw met elkaar verbonden zijn.

Om een productief magazijn te bouwen, is het belangrijk rekening te houden met het type vrachtwagens dat het distributiecentrum aandoet en wat voor soort goederen er zullen passeren. U moet ook de opstelling van de laadperrons bepalen, de karakteristieken en het aantal benodigde toegangen (met voorzieningen voor eventuele toekomstige uitbreidingen). De ontvangsten en verzendingen van goederen moeten worden georganiseerd in overeenstemming met de aanwezige voorzieningen.

- Evalueer de mogelijkheid om bepaalde taken in verband met goederenontvangst te automatiseren

Soms is de verzadiging van toegangspunten tot een magazijn niet het gevolg van een slechte planning, maar van structurele veranderingen die de werkwijze van het bedrijf veranderen. Voorbeeld: wanneer de verkopen toenemen dan neemt de activiteit van het magazijn ook geleidelijk toe.

Om te voorkomen dat u wordt overweldigd, is het van essentieel belang dat verbeterpunten in de bestaande processen worden vaststelt, en dat oplossingen worden geïmplementeerd waarmee de bedrijfsdoelstellingen kunnen worden behaald. Wanneer het magazijn zich naast het productiecentrum bevindt, dan is het automatiseren van terugkerende handelingen betreffende de goederenontvangst een echt voordeel.

Voorbeeld: de ondernemingen Dafsa en Firat Food hebben een beroep gedaan op de experts van Mecalux om automatische opslagoplossingen in hun distributiecentra te installeren. Beide bedrijven hebben nu een transportbandensysteem vlakbij de laad- en losperrons, zodat hun magazijnmedewerkers zich niet meer hoeven te verplaatsen. Ze zijn allemaal uitgerust met controlepunten waar de kwaliteitscontrole uitgevoerd wordt met behulp van Easy WMS: hier worden de afmetingen en de staat van de ladingen geverifieerd, worden de goederen geregistreerd en worden de voorraden in real time geactualiseerd.

- Protocollen opstellen waarin het proces van goederenontvangst is vastgelegd

Hoe meer een taak gestandaardiseerd is, des te kleiner de kans op een storing. Merk op dat het warehouse management systeem een grote vooruitgang heeft geboekt op het gebied van het vertalen van handelingen in protocollen. Met een WMS gebruiken de medewerkers geen papier meer. Alle informatie wordt in het systeem opgeslagen, en is voor alle magazijnmedewerkers gemakkelijk te raadplegen.

Met deze software kunnen bepaalde functionaliteiten van het goederenontvangstproces uitgevoerd worden, zoals:

• De prognoses van de inkomende voorraden
• De registratie van de goederen
• De etikettering van de artikelen
• Het beheer van de opslaglocaties van de artikelen en optimalisatie van de beschikbare opslagruimte

Het warehouse management systeem (WMS) ondersteunt bovendien het managen van complexere activiteiten, zoals de ontvangst van goederen die niet besteld zijn of niet conform zijn, het beheer van retourzendingen of cross docking.

Naast het bepalen van de verschillende fasen in de goederenontvangst en het ontwikkelen van technieken om dit proces te optimaliseren, is het, zoals u zult hebben begrepen, voor de doeltreffendheid van de logistieke stromen van fundamenteel belang, dat de magazijnmedewerkers goed getraind worden. Of u nu een WMS gebruikt of niet, de winstgevendheid van uw distributiecentrum hangt rechtstreeks af van de productiviteit van uw magazijnmedewerkers.

Als u denkt dat uw processen voor verbetering vatbaar zijn, en u deskundig advies nodig hebt, neem dan contact met ons op. Wij zijn al meer dan 50 jaar leverancier van opslagoplossingen. Met onze ervaring kunnen wij u begeleiden.