Het belang van de logistieke audit

Een logistieke audit is een externe en objectieve analyse betreffende onder meer de efficiëntie van de werkzaamheden van een bedrijf, de goederenstromen, de nauwkeurigheid van het voorraadbeheer en de bezettingsgraad van de magazijnen.

In dit artikel wordt het belang van een periodieke logistieke audit toegelicht, waarbij de staat van de faciliteiten, de doeltreffendheid van het voorraadbeheer of de optimalisatie van de bezorgroutes worden onderzocht.

Wat is een logistieke audit?

Een logistieke audit is een analyse van de logistieke prestaties van een bedrijf. Deze analyses, uitgevoerd door gespecialiseerde bedrijven, onderzoeken de doeltreffendheid van de goederenopslag en de goederenstromen. Het doel is organisatorische tekortkomingen en gebreken op te sporen en oplossingen voor te stellen om de logistieke efficiëntie te verhogen.

Waarom is het belangrijk om deze analyses uit te besteden? De audits betreffen niet alleen de afdeling logistiek, maar ook andere departementen zoals het management, de verkoop, de inkoop en de automatiseringsafdeling. Hierdoor, maar ook om ervoor te zorgen dat de audit nauwkeurig en conform aan de beschikbare gegevens verloopt, en om discrepanties en conflicten tussen de afdelingen te voorkomen, is het van essentieel belang dat de audit aan een derde partij wordt uitbesteed.

Deze analyses maken het mogelijk logistieke fouten in de planning op te sporen en te corrigeren, en oplossingen aan te dragen om de beschikbare middelen te optimaliseren. Daartoe maakt de logistieke audit gebruik van informatie afkomstig uit de bedrijfsactiviteiten, waarbij ook gegevens van verschillende leveranciers en klanten worden gebruikt. Hierdoor wordt het mogelijk het huidige logistieke systeem te evalueren, de toekomstige behoeften in kaart te brengen en dienst overeenkomstig te plannen.

Een logistieke audit detecteert opslaglocaties die niet optimaal benut worden in bepaalde zones van het magazijn. Deze analyse brengt niet alleen ondoelmatigheden in kaart, maar stelt ook oplossingen voor om deze aan te pakken. In een magazijn met zeer homogene artikelen is het bijvoorbeeld aan te bevelen conventionele palletstellingen te vervangen door inrij- of doorrijstellingen, die optimaal gebruik maken van de opslagcapaciteit.

Het doel van de logistieke audit is het voorkomen van ongunstige situaties zoals voorraadtekorten van artikelen met een hoge omloopsnelheid, tekortkomingen in de bevoorrading van productielijnen of extra kosten door het gebruik van ongeschikte opslagsystemen.

Logistieke audit: aspecten waarmee rekening moet worden gehouden

Een logistieke audit analyseert de huidige toestand van het bedrijf en de strategische planning van de bevoorradingsketen op basis van verschillende prestatie-indicatoren, de zogenaamde logistieke KPI's. Bij een volledige audit moet rekening worden gehouden met de volgende punten:

• Evaluatie van de magazijnactiviteiten: doeltreffendheid van de werkzaamheden op basis van KPI's zoals bijvoorbeeld het aantal ontvangsten/verzendingen per uur en de bezettingsgraad.
• Analyse van de activiteiten: het analyseren van bestelbonnen, bestellingen of andere documenten waarmee de benodigde voorraad kan worden geraamd, het indelen van artikelen op basis van de omloopsnelheid, het vaststellen van criteria en regels voor het toekennen van opslaglocaties (slotting).
• Beoordeling van de magazijnindeling: zoals bijvoorbeeld de logistieke inrichting, de opslag- of cross-dockingzones, de doeltreffendheid van de opslagsystemen en de ruimtelijke indeling.
• Productiviteit van de magazijnmedewerkers: zoals bijvoorbeeld de personeelsbezetting, de prestaties van de operators en het aantal medewerkers per orderpickroute.
• Activiteit bij de laad- en losperrons: zoals bijvoorbeeld de toegankelijkheid van de laad- en losperrons, de afstemming met de transporteurs en de optimalisatie van de bezorgroutes.

Voor een meer volledige audit is het aan te bevelen dat de klant al met de digitale transformatie van zijn logistiek is begonnen. Op deze manier beschikt het auditbureau over volledige en nauwkeurige informatie met betrekking tot de processen. Warehouse Management Software, zoals Easy WMS van Mecalux, verzamelt en structureert alle informatie met betrekking tot elk proces, zodat de auditor toegang heeft tot belangrijke gegevens teneinde vergissingen en tekortkomingen op te sporen.

De fasen van een logistieke audit

Het doel van een logistieke audit is het waarborgen van een juiste opslag van grondstoffen en eindproducten, alsmede van de ontvangst en verzending van goederen. Daartoe is het opgebouwd rond drie belangrijke fasen:

• Analyse van de huidige situatie: de auditor verzamelt alle informatie. In deze eerste fase wordt het huidige functioneren van de logistiek onderzocht, waarbij met name gekeken wordt naar de indeling van het magazijn, naar de gebruikte opslagoplossingen naar de verplaatsingen van de magazijnmedewerkers en naar de goederenstromen.
• Gegevensanalyse en rapportage: zodra alle gegevens zijn verzameld, worden deze door de auditor geanalyseerd om de prestaties in elke logistieke fase te meten en de sterke en zwakke punten van het bedrijf vast te stellen.
• Voorstel tot verbetering: de laatste fase van de audit bestaat uit een verslag waarin oplossingen worden voorgesteld om de efficiëntie van de logistieke processen te verbeteren, van het bepalen van de bezorgroutes tot het beheer van de opslaglocaties.

In elk geval zal elke audit afhangen van meerdere factoren, zoals het aantal magazijnen, het voorraadvolume dat in elk warehouse wordt afgehandeld of het soort artikelen dat wordt opgeslagen.

De voordelen van een logistieke audit

Bij een logistieke audit wordt er stapsgewijs gekeken naar elke fase die een product doorloopt in de toeleveringsketen, en dat zowel binnen als buiten het magazijn. Dankzij deze grondige evaluatie beschikt het bedrijf over:

• Een actuele diagnose van de processen: de logistieke audit analyseert alle magazijnactiviteiten aan de hand van prestatie-indicatoren, waardoor de logistiek manager een betrouwbaar beeld krijgt van het functioneren van de faciliteiten en de trajecten voor de ontvangst en verzending van goederen.
• Samenhang in de logistieke planning: de eerste conclusie van de logistieke audit moet zijn dat elke logistieke activiteit en beslissing in overeenstemming is met de bedrijfsstrategie naargelang de bedrijfstak, het soort goederen, de klanten en de leveranciers.
• Het opsporen van vergissingen: de uitgebreide diagnose van de activiteiten tijdens een logistieke audit vergemakkelijkt de identificatie van tekortkomingen.

Kortom, een logistieke audit geeft de logistiek manager een gedetailleerd beeld van de logistieke afdeling van een bedrijf, de sterke punten ervan en de verbeterpunten ten einde de beschikbare middelen te optimaliseren.

Digitalisering van de KPI's

Het verzamelen van informatie met betrekking tot de huidige prestaties en de geschiedenis van het magazijn is essentieel voor een nauwkeurige logistieke audit. Een Warehouse Management Systeem zoals Easy WMS stelt de auditor dan ook in staat om over alle gedetailleerde informatie betreffende de processen te beschikken.

Easy WMS van Mecalux kan worden aangevuld met de geavanceerde functionaliteiten van Supply Chain Analytics. Dit is software die de door het WMS verzamelde gegevens opsplitst en structureert, zodat de logistiek manager een gedetailleerd beeld krijgt van de processen en beslissingen kan nemen op basis van de behoeften van het betreffende magazijn. De logistieke auditor heeft er ook baat bij, want de software meet de KPI's van het magazijn, zoals het aantal verzonden bestellingen per uur, het percentage producten dat op voorraad is of het aantal nabestellingen (backorders).

Logistieke audit, de sleutel tot performance

Audits analyseren alle fasen van de logistiek van een bedrijf teneinde de beschikbare middelen te optimaliseren en de productiviteit en bijgevolg de efficiëntie te verhogen. Door de implementatie van Easy WMS van Mecalux is het mogelijk waardevolle informatie te verzamelen voor een dergelijke analyse, zodat de auditor en de logistiek manager in staat zijn de beste beslissingen te nemen.

Wenst u de processen te optimaliseren en de logistiek te digitaliseren? Aarzel dan niet om contact met ons op te nemen, onze experts adviseren u graag over de beste oplossing voor uw bedrijf.