Veiligheidsvoorraad: de definitie, de berekeningen en technieken voor optimalisatie

Veiligheidsvoorraden of buffervoorraden zijn de extra voorraden die een magazijn aanhoudt om het hoofd te kunnen bieden aan onvoorziene omstandigheden die het gevolg zijn van veranderingen in de vraag of die komen door vertragingen bij de levering door leveranciers. Het doel van een veiligheidsvoorraad is het voorkomen van voorraadtekorten.

Magazijnvoorraden kennen twee fasen: een sterke toename of piek van de voorraad op het moment dat er nieuwe goederen ontvangen worden, en afnemende voorraden op het moment dat de producten worden verzonden, zoals weergegeven in het onderstaande diagram:

Diagram van het voorraadniveau

Om de fluctuaties in de beschikbare voorraden te beheersen die veroorzaakt worden door veranderingen in de vraag, wordt er gebruik gemaakt van twee sleutelbegrippen: de veiligheids- of buffervoorraad, en de minimale voorraad. De minimale voorraad verwijst naar de hoeveelheid producten die nodig is om aan de vraag te voldoen. De minimale voorraad moet altijd hoger zijn dan de veiligheids- of buffervoorraad.

Wanneer de voorraadniveaus dalen tot het niveau van de veiligheidsvoorraad, dan moet er een nieuwe bestelling worden geplaatst bij de leverancier: dit is zogenaamde «bestelpunt».

Berekening van de veiligheids- of buffervoorraad

De buffervoorraad wordt berekend aan de hand van wiskundige formules die rekening houden met verschillende variabelen. Meer en meer bedrijven berekenen dit automatisch, met behulp van software met specifieke voorraadbeheersfuncties, zoals warehouse management software.

Bedrijven in onze sector beschouwen veiligheidsvoorraden vaak als een percentage van de minimale voorraad. Dit percentage wordt bepaald op basis van de verkoopgeschiedenis en de verkoopprognoses. Om de definitie van de veiligheidsvoorraad beter te begrijpen, moeten de variabelen worden onderzocht waardoor deze buffervoorraad of veiligheidsvoorraad fluctueert:

- Schommelingen in de vraag

Zelfs als de verkoopprognoses goed zijn, kan de vraag soms onvoorspelbaar en moeilijk te beheersen zijn. De grilligheid van de vraag wordt tegenwoordig sterk geaccentueerd door het dynamisme van de markten, de opkomst van nieuwe producten en de concurrentie.

Daarnaast heeft ook de seizoensgebondenheid van producten een directe invloed op de voorraadniveaus. Om de variatie in de vraag te berekenen, moet het verschil tussen de maximale en de gemiddelde omzet in een bepaalde periode worden bepaald. Op die manier kunnen seizoenschommelingen worden vermeden.

- De doorlooptijd van leveranciers

In dit geval is de doorlooptijd de gemiddelde tijd die een leverancier nodig heeft om de bestelde producten aan een magazijn te leveren. In het algemeen komt de onderneming met haar leverancier een specifieke leveringstermijn overeen. Er moet echter een extra tijdsspanne aan deze tijd worden toegevoegd om de buffer- of veiligheidsvoorraad te dekken.

Voorbeeld: een leverancier werkt normaal met een gemiddelde leveringstermijn van 10 dagen, maar door weersomstandigheden zijn de wegen onbegaanbaar geworden en uiteindelijk levert hij de goederen 3 dagen te laat. Terwijl de leverancier dit incident tracht op te lossen, gebruikt de onderneming de veiligheidsvoorraad om aan de vraag te voldoen. Tot het moment dat de goederen in het magazijn aankomen en de voorraden weer zijn aangevuld.

- De kwaliteit van de dienstverlening van de onderneming

De kwaliteit van de dienstverlening heeft betrekking op het vermogen om aan de vraag te voldoen en is rechtstreeks afhankelijk van de verwachtingen van de klant. Wanneer een magazijn kwaliteitsdiensten aan zijn klanten levert, betekent dit dat het in staat is om hen tijdig de bestelde producten te leveren. Deze indicator staat in contrast met de «out-of-stock»-indicator.

De kwaliteit van de dienstverlening die een onderneming aan klanten wenst te bieden, hangt af van het commerciële beleid, het soort product dat verkocht wordt en de sector waarin de onderneming actief is.

In de e-commerce logistiek bijvoorbeeld, werken bedrijven met korte doorlooptijden, omdat de markt hen dwingt een dienstverlening van zeer hoge kwaliteit te bieden.

Veiligheids- of buffervoorraad: risico's en belang

Het bewaken van de veiligheidsvoorraden is een uiterst populaire methode in de logistiek. Geen enkele manager wil onnodige risico's nemen, velen kiezen dan ook liever voor aanvullende voorraden die het bedrijf in staat stellen onverwachte situaties het hoofd te bieden. De traditionele wiskundige methoden voor de berekening van de voorraadniveaus zijn echter gebaseerd op formules met zeer beperkte en starre variabelen, die niet geschikt zijn voor de toenemende complexiteit van het hedendaagse logistieke landschap.

Ondernemingen proberen in deze context de risico's te beperken door hun veiligheidsvoorraden gelijkmatig te vergroten, wat ertoe kan leiden dat te veel goederen worden opgeslagen en er dus te grote voorraden ontstaan. Deze overtollige voorraden hebben een directe invloed op de logistieke kosten en de financiële situatie van het bedrijf.

Wat moet u doen om te grote voorraden te vermijden en tegelijkertijd de risico's van veiligheidsvoorraden te beperken?

Volg de strategieën van onze experts om te voorkomen dat uw voorraadniveaus uit de hand lopen:

1. Pas de veiligheidsvoorraden niet gelijkmatig aan

De grilligheid van de markt heeft geleid tot veel complexere scenario's die moeten worden beheerd. De traditionele methoden zijn inflexibel en onnauwkeurig gebleken omdat zij het niet mogelijk maken de veiligheidsvoorraden aan te passen aan de variabele en sterk veranderende vraag naar de artikelen die in een magazijn met behulp van SKU-codes of artikelnummers worden opgeslagen.

Het doel is dus om een formule te vinden die rekening houdt met alle variabelen van de logistiek. De huidige trend is om miljarden SKU's in het magazijn te beheren. Hoe kunt u de veiligheids- of buffervoorraad aanpassen zonder te grote voorraden aan te leggen? De oplossing ligt in de handen van nieuwe technologieën, die gekoppeld zijn aan Big Data-logistiek.

Er is reeds software op de markt die enorme hoeveelheden logistieke gegevens of parameters verwerkt en gebruikt om magazijnmanagers te helpen betere beslissingen te nemen. Dit is een van de meest relevante toepassingsgebieden van kunstmatige intelligentie in de logistiek: dankzij «machine learning» of «machinaal leren» en datamining bieden deze programma's de sleutels tot het verminderen van de veiligheidsvoorraden en het identificeren van de SKU's waar de goede werking van het bedrijf van afhangt.

2. Verbeter alleen die processen en elementen die u onder controle hebt.

De Supply Chain of toeleveringsketen wordt voortdurend geconfronteerd met onzekerheden en risico's die van invloed kunnen zijn op bijvoorbeeld de inkoopstrategie, de verkoopprognoses, en de planning van de leveranciers. Het is dan ook begrijpelijk dat sommige ondernemingen hoge buffervoorraden aanhouden om beter opgewassen te zijn tegen onverwachte situaties.

Veel logistieke managers concentreren hun inspanningen echter op het berekenen van verkoopprognoses, waarbij zij met hoge veiligheidsvoorraden blijven werken, «voor het geval dat». Het is echter veel doeltreffender zich te concentreren op variabelen die intern kunnen worden gecontroleerd.

Het verkorten van de interne doorlooptijden helpt bijvoorbeeld om de cycli te verkorten, tijdverlies te beperken en dubbel werk te voorkomen. Het magazijn is één van de elementen die vanzelfsprekend moeten worden geoptimaliseerd, aangezien de afhandeling van goederen meestal tijdrovend is en de organisatie van het distributiecentrum niet altijd efficiënt is. Veel bedrijven hebben ervoor gekozen de processen te automatiseren en een warehouse management systeem te installeren om fouten te vermijden, kritieke punten te voorkomen en de faciliteiten operationeler te maken.

3. Controleer uw voorraadniveaus met een warehouse management software.

In sommige gevallen ontstaan voorraadtekorten als gevolg van een gebrekkig beheer van de voorraadgegevens van de onderneming. Discrepanties tussen de geregistreerde voorraad en de daadwerkelijke hoeveelheid goederen die in het magazijn zijn opgeslagen, kunnen logistieke managers veel hoofdbrekens bezorgen.

Daarom speelt een WMS een essentiële rol in het voorraadbeheer: hierdoor is het mogelijk een juiste balans te vinden op het gebied van de veiligheidsvoorraad.

Easy WMS van Mecalux ondersteunt u bij:

• Het beperken van menselijke fouten en het bereiken van een absolute nauwkeurigheid van geregistreerde voorraadgegevens en opslaglocaties van de goederen in het magazijn.
• Het beschikken over een verkoophistorie die de berekening van prognoses van de vraag vergemakkelijkt en vooruitgang ondersteunt.
• Het strikt controleren van de voorraden, waarmee aangegeven wordt hoeveel veiligheidsvoorraden werkelijk nodig zijn, door middel van een classificatie volgens de logistieke parameters van de onderneming.
• Het op tijd detecteren van incidenten en het instellen van notifications die aangeven wanneer het tijd is om een bestelling bij een leverancier te plaatsen.

Het traditionele voorraadbeheer is gebaseerd op een tamelijk rigide aanname met slechts een beperkt aantal variabelen die bij de berekening worden meegenomen. Flexibiliteit in de organisatie van magazijnen en voorraadbeheer is een pluspunt in het hedendaagse logistieke landschap: acht u de veiligheids- of buffervoorraden te hoog? Neem contact met ons op: samen zullen we een oplossing vinden die aan de behoeften van uw bedrijf tegemoet komt.