Het opmaken van een inventaris in een magazijn is eenvoudiger met een WMS

Snel en efficiënt een inventaris opmaken

27 januari 2022

Een inventaris opmaken, of een inventarisatie maken van een magazijn, is een gebruikelijke methode om de voorraadniveaus en de opslaglocatie ervan, nauwkeurig te controleren. Dit is van cruciaal belang voor het plannen van de bevoorradings- en de logistieke distributiezones.

In dit artikel bespreken we de verschillende mogelijkheden om een magazijn fysiek te inventariseren, en de hulpmiddelen en best practices om deze taak vergemakkelijken.

Wat is een fysieke inventarisatie en wat is het doel ervan?

Een inventaris is een overzichtelijk, gedetailleerd overzicht van gewaardeerde goederen, die een onderneming heeft opgeslagen. Deze materialen worden geclassificeerd en geëvalueerd aan de hand van hun kenmerken, zodat ze deel gaan uitmaken van het gemeenschappelijke bezit. Het uitvoeren van een fysieke inventarisatie in een magazijn houdt in dat de voorraden, hun hoeveelheden en kenmerken worden vergeleken met wat er op een gegeven moment in de boekhouding staat of in het computersysteem van het bedrijf is opgenomen.

De belangrijkste doelstellingen van de inventaris, zijn het opsporen van:

  • Beschadigde producten of artikelen met een verlopen houdbaarheidsdatum.
  • Verouderde voorraad: hetzij door wijzigingen aan het product zelf, hetzij omdat het door een ander product is vervangen. Dit type voorraad moet zeer zorgvuldig worden gecontroleerd, aangezien het een directe invloed heeft op de opslagkosten en kostbare opslagruimte in de installatie in beslag neemt.
  • Afwijkingen als gevolg van menselijke vergissingen of systeemfouten: de eerste komen vaker voor dan de laatste. Hoe beter de dagelijkse activiteiten georganiseerd zijn, hoe minder afwijkingen er zullen zijn.
  • Vermiste producten: dit zijn verliezen die onbekend zijn, en die gewoonlijk het gevolg zijn van diefstal of andere voorvallen.

De manager van het magazijn moet in elk geval na het opmaken van de inventaris, een rapport opstellen met de nadruk op:

  • Procentuele veranderingen in waarde en aantal eenheden, tussen de oorspronkelijke inventaris en de uiteindelijke inventaris.
  • De belangrijkste verschillen die zijn geconstateerd en de mogelijke oorzaken van deze discrepanties.
  • Voorgestelde maatregelen ter verbetering van het beheer van de voorraden.

Belangrijkste vormen van inventarissen

Als we uitgaan van de frequentie waarmee de goederen worden geteld, moeten de volgende typen inventarissen worden genoemd:

- De jaarlijkse inventaris:

Elk bedrijf verplicht is jaarlijks een inventaris, d.w.z. een totaaloverzicht, op te maken, dat over het algemeen samenvalt met het einde van het boekjaar.

Dit proces is de meest voorkomende vorm van inventarisatie in bedrijven, die geen grote hoeveelheden aan verschillende artikelnummers hebben. Met slechts één inventaris per jaar, is het echter moeilijk om discrepanties te analyseren en maatregelen te nemen om ze op tijd te corrigeren.

- De periodieke inventaris:

Het tellen van de artikelnummers en eenheden gebeurt periodiek (maandelijks, driemaandelijks, enz.), en wordt door de onderneming bepaald. Over het algemeen worden deze tellingen gepland tijdens uren of perioden, waarin er minder activiteit is, ten einde de normale gang van zaken in het magazijn niet te verstoren.

- Doorlopende inventaris:

De voorraad wordt gecontroleerd met behulp van een warehouse management systeem. Voorraadgegevens worden in real-time bijgewerkt en het systeem geeft alle verplaatsingen weer, zonder dat de werkzaamheden stil komen te liggen. De implementatie van warehouse management software heeft ook voordelen voor de bevoorrading, aangezien het voor de inkoopafdeling eenvoudiger wordt om SKU's of referenties aan te vullen.

Het is ook mogelijk de twee voorraadtypes af te wisselen met andere uitzonderlijke tellingen, bijvoorbeeld wanneer het nodig is de beschikbare voorraad in een bepaalde specifieke ruimte of in een bepaalde opslagzone of categorie te controleren.

Een controlepunt voor binnenkomende goederen, maakt het mogelijk een doorlopende inventaris op te zetten, door de informatie met betrekking tot elke pallet te registreren
Een controlepunt voor binnenkomende goederen, maakt het mogelijk een doorlopende inventaris op te zetten, door de informatie met betrekking tot elke pallet te registreren

Stap voor stap een fysieke inventaris opmaken

Ongeacht de gebruikte technologie, zijn er specifieke stappen die moeten worden doorlopen, om in een magazijn een fysieke inventaris op te maken:

1. Bepaal de methodiek: deze zal afhangen van het soort voorraad dat is opgeslagen. Er moet worden besloten welke goederen in de inventaris moeten worden opgenomen, en hoe zij moeten worden gekwantificeerd (in eenheden, volume, gewicht of economische waarde). Bij het bepalen van de volgorde van de te inventariseren referenties kan de ABC-methode (Activity Based Costing) worden gebruikt op basis van de omloopsnelheid, maar de artikelnummers kunnen ook worden ingedeeld in opslagzones of productfamilies.

2. Informeer het team van magazijnmedewerkers: de operators moeten precies weten welke stappen er moeten worden uitgevoerd, welke zone van het magazijn moet worden geïnventariseerd en hoe ze gebruik kunnen maken van de hulpmiddelen. Daarnaast moeten ze ook op de hoogte zijn van alle andere noodzakelijke instructies, zoals bijvoorbeeld het verwijderen van verouderde of defecte voorraad wanneer dit wordt vastgesteld.

3. Profiteer van rustige perioden: houd rekening met het effect van seizoensgebondenheid, en probeer de inventaris op te maken tijdens slappe tijden, om de impact ervan op de activiteiten in het magazijn te beperken.

4. Informeer de leveranciers: de inventaris verlamt de activiteit van de inkomende en uitgaande goederen, daarom is het noodzakelijk dit vooraf te plannen en de toeleveranciers en klanten in te lichten.

5. Controleer de hulpmiddelen en documentatie: dit lijkt misschien een onbelangrijk punt, maar de tijd die aan het opmaken van een inventaris wordt besteed, moet tot een minimum worden beperkt. Daarom moeten de nodige hulpmiddelen en documentatie van tevoren worden voorbereid, om problemen op het laatste moment te voorkomen.

Van Excel-sjablonen tot warehouse management systemen voor inventarisatie

Het resultaat van de telling van de voorraden moet, afhankelijk van de omvang van de onderneming, worden opgenomen in een papieren of een geautomatiseerd document. De meest voorkomende opties:

1. Inventaris in Excel of op papier

De meest eenvoudige versie van het proces, is het uitvoeren van inventarisaties op papier. Dit is alleen mogelijk in bedrijven met minimale voorraden. Maar zelfs in deze gevallen, stelt het opmaken van de inventaris zonder warehouse management software, de onderneming bloot aan problemen die duur kunnen uitvallen.

Hoe het werkt: de operatoren controleren de voorraden aan de hand van een papieren lijst van producten, dus het is een volledig handmatige procedure, die aan menselijke vergissingen onderhevig is.

Een meer geavanceerde methode, is het gebruik van Excel-sjablonen voor het maken van inventarissen, aangezien dit meer automatisering impliceert om computerberekeningen te maken. Met Excel is het ook mogelijk aanvullingen te installeren, die gegevens rechtstreeks van barcodescanners verzamelen, waardoor de gegevens sneller kunnen worden doorgegeven. Deze oplossing is weliswaar beter dan papier, maar blijft ook foutgevoelig en garandeert op lange termijn geen doeltreffend en veilig voorraadbeheer.

Voorbeeld van een Excel-sjabloon voor het opmaken van een inventaris
Voorbeeld van een Excel-sjabloon voor het opmaken van een inventaris

2. Inventaris met een WMS

Warehouse management systemen of WMS, hebben een kwalitatieve sprong voorwaarts teweeg gebracht, zowel wat betreft de nauwkeurigheid als de snelheid van de inventarisaties. Deze systemen zijn onmisbaar in ondernemingen met een groot aantal referenties of artikelnummers. In deze gevallen zijn de voorraadtellingen zeer complex en vermindert een WMS de kans op fouten aanzienlijk.

Volgens gegevens van de Warehousing Education and Research Council, gebruikt tweederde van de Amerikaanse magazijnen nog steeds alternatieve voorraadbeheermethodes, zoals Excel, in plaats van een WMS. Dit zal veranderen door de functionaliteiten die warehouse management systemen bieden.

Met Easy WMS van Mecalux, kunt u bijvoorbeeld:

  • Organiseer zoveel inventarissen als de magazijn manager nodig heeft en met de benodigde kenmerken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om tellingen van laadeenheden, zoals pallets en dozen, of van specifieke items te programmeren.
  • Beperk de zones van het magazijn waar de inventaris moet worden uitgevoerd: berekeningen per opslaglocatie.
  • Opstellen van prioriteiten met betrekking tot de producten al naargelang de logistieke parameters, zoals omloopsnelheid, kostprijs per eenheid, vervaldatum of partijnummer. Op deze manier kunnen ze gemakkelijk worden geselecteerd, en kan de inventaris van de meest relevante producten voor de onderneming worden opgemaakt.
  • Integreer scanapparatuur, zoals RFID-readers of voicepicking systemen.
  • Optimaliseer het magazijnbeheer, door het instellen van een doorlopende inventaris, zodat de informatie over de beschikbare voorraad dagelijks wordt bijgewerkt. Bij Easy WMS beheert de Supply Chain Analytics-module deze enorme hoeveelheden data.

Inventariseren via streepjescodes of RFID?

Eén van de elementen die de realisatie van een inventaris het meest bepaalt, is het identificatiesysteem. De hulpmiddelen hierbij, kunnen traditionele readers tot geavanceerde RFID-chips zijn. Deze twee mogelijkheden nader bekeken:

- Inventarisatie met streepjescode- of RFID-readers:

De streepjescode is het meest gebruikte identificatiesysteem vanwege zijn efficiëntie, zijn universaliteit en de lage implementatiekosten. De overdracht van informatie tussen de fysieke en de digitale wereld, in Excel of in meer geavanceerde software, gebeurt met apparaten die deze productcodes kunnen scannen. Hierbij is het van essentieel belang dat er een directe visuele lijn is tussen de reader en de goederen.

De RFID-terminal is ook een barcodescanner, en kan bovendien met de warehouse management software communiceren via radiofrequentiegolven. Zo ontvangt de operator rechtstreeks opdrachten en kunnen controles worden uitgevoerd op de terminal, wat de taak versnelt.

RFID-readers worden gebruikt om de inventaris op te maken in magazijnen
RFID-readers worden gebruikt om de inventaris op te maken in magazijnen

- Inventarisatie met RFID-chip scanners:

De toepassing van het identificatiesysteem met RFID-chips (Radio Frequency Identification) betekent een enorme stap voorwaarts in de telsnelheid.

Deze technologie maakt gebruik van radiogolven om productspecifieke gegevens te verzenden en te ontvangen. Aangezien het chips zijn die in een sticker zijn ingebed, bevatten ze een grotere hoeveelheid informatie. Deze informatie kan worden gewijzigd naarmate het product zich door de toeleveringsketen verplaatst.

Voor inventaristaken is één van de belangrijkste voordelen, dat er geen direct zicht nodig is tussen het etiket en de scanner. Met een eenvoudige beweging van de lezer over de laadeenheid, worden de gegevens dus rechtstreeks in het systeem geladen.

Twee van de belangrijkste hinderpalen voor de massale invoering van RFID, zijn de prijs en het gebrek aan nauwkeurigheid. Maar de markt evolueert en al in 2018 lagen de gemiddelde kosten van een IoT-sensor (Internet of Things), zoals een RFID-chip, 200% lager dan in 2004, zo blijkt uit het Manufacturing Trends Report van Microsoft.

Bovendien zijn er al veel succesverhalen en studies, waaruit blijkt dat de technologische vooruitgang de nauwkeurigheid van de aflezingen duidelijk heeft verbeterd. Uit een studie van de GS1 US en het RFID-laboratorium van de Auburn University in de Verenigde Staten, bleek dat 70% van de geanalyseerde bestellingen fouten vertoonde, als gevolg van het gebruik van streepjescode-identificatie, ten opzichte van slechts 0,01% van de bestellingen die met RFID werden verwerkt.

Het belang van een correcte inventaris

Het doel van een goed voorraadbeheer is de winst te optimaliseren door de opslagkosten tot een minimum te beperken, zonder het serviceniveau van de faciliteit nadelig te beïnvloeden en door de klanttevredenheid te verbeteren.

Technologieën zoals warehouse management software en RFID, dragen bij tot een grotere nauwkeurigheid tijdens het hele proces. Er is echter nog een lange weg te gaan, want er zijn nog steeds veel bedrijven die meer gebruik maken van handmatige methoden om magazijninventarissen op te maken. Wilt u meer weten over het snel en efficiënt opmaken van een inventaris? Neem dan contact met ons op, onze experts helpen u graag verder.

Missconfigured or missplaced portlet, no content found
Dynamic Content: false
Master Name: Banner-Software-Solutions
Template Key: