Is een ERP de beste keuze voor mijn magazijn?

Moet ik een ERP installeren in mijn magazijn? Is WMS beter? Of kies ik voor beide systemen? Magazijnen verwerken een zeer grote hoeveelheid SKU's en door de omnichannel-logistiek wordt hun werking nog meer op de proef gesteld, aangezien steeds meer bestellingen in een kortere tijd moeten worden geleverd. Dit vereist een strikte controle van het magazijn en een digitale tool die het magazijnbeheer optimaliseert wordt zo onontbeerlijk.

In dit artikel beantwoorden we deze vragen, analyseren we de verschillen tussen een WMS en een ERP en bekijken we welke software (of combinatie) het meest geschikt is voor geavanceerd magazijnbeheer.

Waarom ERP invoeren in mijn magazijn?

De invoering van een ERP in een magazijn is een stap richting de digitale transformatie van de logistiek. Bedrijven moeten objectieve gegevens hebben over alles wat in het magazijn gebeurt om strategische beslissingen voor hun bedrijf te kunnen nemen.

Een ERP is software die is ontworpen om de informatiestroom tussen de processen van een bedrijf te vereenvoudigen om overlappingen of fouten tussen verschillende afdelingen te voorkomen. Elk ERP op de markt bevat een reeks modules voor elke afdeling (logistiek, financiële dienst, inkoop, productie, enz.).

Met een logistieke module beschikt het ERP over relevante informatie over de goederen (welke producten zijn aangekomen, welke bestellingen zijn door klanten besteld, welke zijn verzonden, enz.) Met deze informatie beschikken zowel de magazijnbeheerder als de operatoren over de verkoopniveaus en de beschikbaarheid van hun artikelen.

De digitalisering van het magazijn maakt een nauwkeurige controle van goederen en handelingen mogelijk

Met een ERP is het ook mogelijk om de voorraad in het magazijn rudimentair te organiseren, waarbij alarmen worden ingesteld voor voorraadtekorten om een correcte bevoorrading te garanderen. Daardoor wordt de bruikbare ruimte veel beter benut en worden fouten en vertragingen voorkomen, onder andere tijdens orderpicking. Deze functionaliteiten zijn echter slechts in de basis aanwezig. Om het beheer echt te optimaliseren moeten we een ERP dus aanvullen met gespecialiseerde magazijnsoftware, zoals een WMS.

Moet ik een ERP of WMS invoeren in mijn magazijn?

Veel bedrijven gebruiken zowel ERP- als WMS-software. Als enkel een ERP wordt gebruikt, fnuikt dit de groei van het magazijn en dus van het bedrijf. En enkel een WMS gebruiken is onpraktisch in bedrijven met meerdere afdelingen die naadloos informatie met elkaar moeten delen. Bedrijven die de productiviteit van hun magazijnactiviteiten willen verhogen, hebben dus beslist een WMS nodig als aanvulling op de ERP-functies.

Bekijken we het voorbeeld van IXOS cealco, een klant van Mecalux, die de ERP enkel gebruikte om alle goederen en handelingen in het magazijn te controleren. Toen het aantal bestellingen toenam, was het bedrijf echter verplicht de processen aan te passen: "We zijn toen sterk gaan nadenken over de invoering van een Warehouse Management Systeem met bepaalde garanties en prestige op de markt", zegt Manuel Hervás, logistiek manager van het bedrijf. IXOS cealco besefte dat een dergelijke tool het werk van de operatoren kon optimaliseren en de communicatiestromen kon vereenvoudigen om efficiënter te zijn.

Er zijn veel redenen om een magazijnbeheerprogramma, zoals Easy WMS van Mecalux, te introduceren in een magazijn dat al over een ERP beschikt. Laten we dit in detail bekijken:

Gespecialiseerde software: een WMS is een programma dat specifiek is ontworpen voor het beheren van een magazijn, in tegenstelling tot een ERP dat generieke software is, die veel minder gespecialiseerd is voor deze taken.
Standaardfuncties: beheersoftware zoals Easy WMS van Mecalux beschikt over meer dan 70 functionaliteiten die als standaard zijn opgenomen en afgestemd zijn op de behoeften van de klant. Dit voorkomt maatwerk dat de invoering duurder en moeilijker te onderhouden maakt.
Geavanceerde functies: naast de standaardfuncties beschikt Easy WMS over extra modules om het magazijn efficiënter te maken bij complexe taken zoals het labelen en verpakken van orders (Multi Carrier Shipping Software) of ship from store (Store Fulfillment).
Modulair en up to date: een concurrentieel WMS wordt meestal jaarlijks bijgewerkt met nieuwe, specifieke functionaliteiten voor het magazijn.
Communicatie met het ERP: de integratie van een een ERP met een WMS komt vaak voor. Daarom bevatten de meeste ERP's op de markt al standaard en gecertificeerde communicatie-interfaces om de communicatie tussen de twee systemen te vergemakkelijken.
Integratie met andere onderdelen van het magazijn: een WMS past zich zeer goed aan de complexiteit van elk magazijn aan en integreert met automatische onderdelen zoals magazijnkranen, miniloads of transportbanden, maar ook met andere technologische oplossingen zoals voice picking of pick-to-light en put-to-light apparaten. Ook met Warehouse Control-systemen (WCS).
Strategieën en regels om de werking van het magazijn te bepalen: een WMS bevat een oneindig aantal opties om de werking van alle magazijnactiviteiten te regelen. Zo bevat een WMS logistieke kenmerken voor elk product waarmee u regels kunt opstellen voor een efficiëntere plaatsing van goederen: batchnummer, houdbaarheidsdatum, productiedatum, maat, kleur, serienummer, herkomst, versie, enz.
Total Cost of Ownership (TCO): soms besluiten bedrijven bij hun ERP te blijven omdat het op het eerste gezicht goedkoper is. Een WMS vergt echter meestal een kleinere investering in termen van licenties, implementatie, aanpassingen, interfaces met automatische elementen, opleiding, technische ondersteuning, updates en upgrades. Met andere woorden, de invoering van een WMS heeft een duidelijke ROI.

De invoering van warehouse managementsoftware is de meest doeltreffende oplossing voor een strak toezicht op alles wat er in de toeleveringsketen gebeurt. Een ERP bevat functionaliteiten om het magazijn te beheren, maar voor een maximaal concurrentievermogen is het WMS het onfeilbare instrument.

Het WMS integreert met opslagsystemen en andere technologische oplossingen in het magazijn, zoals pick-to-light apparaten

Kan ik mijn magazijn beheren zonder ERP, alleen met een WMS?

Ja, het is mogelijk een magazijn te beheren zonder ERP. Het toezicht op producten en bewerkingen verloopt dan enkel aan de hand van een WMS. Dit is echter enkel haalbaar in kleine of middelgrote (e-commerce) bedrijven, aangezien het verkoopplatform (Prestashop, Magento, Shopify, etc.) sommige functies van het ERP vervult.

Dat is het geval bij Global Freaks, een online winkel gespecialiseerd in figuurtjes voor verzamelaars. De onderneming verkoopt haar figuurtjes op eBay, Amazon en rechtstreeks via de eigen website met PrestaShop. Easy WMS kan rechtstreeks communiceren met deze platforms en alle activiteiten organiseren (ontvangst, opslag, orderpicking en verzending) zonder dat een ERP nodig is. Volgens Daniel Vizcarra, manager van Global Freaks, "staat onze hele catalogus op onze website en van daaruit delen we die via Easy WMS met eBay en Amazon".

De online winkel voor figuurtjes van Global Freaks beheert z'n magazijn in Barcelona zonder ERP, maar gewoon met Easy WMS van Mecalux

WMS vs. ERP: logistiek als concurrentievoordeel

Een ERP vergemakkelijkt de informatiestroom tussen alle onderdelen van het bedrijf, inclusief het magazijn, zodat de afdelingen hun middelen optimaal kunnen organiseren en afstemmen. Een WMS daarentegen is gericht op het gedetailleerde beheer van een logistiek centrum. Het systeem past zich niet alleen aan de magazijnactiviteiten aan, maar kan ook bewegingen en processen optimaliseren. Tot slot bekijken we de verschillen tussen deze twee soorten software:

	ERP	WMS
Specialisatie	Beheren van bedrijfsprocessen (inkoop, operaties, financiën, logistiek, enz.).	Magazijninrichting en -activiteiten.
Activiteiten die het controleert in een magazijn	Ontvangst, organisatie van de voorraad en controle van de bestellingen van de klanten en van de verzonden producten.	Ontvangst, opslag, organisatie van de voorraad, orderpicking, verzendingen, retourzendingen, enz.
Modulariteit en geavanceerde magazijnfuncties	Bevat enkele gespecialiseerde modules voor verschillende domeinen, waaronder logistiek.	Bevat aanvullende modules die specifieke functionaliteiten toevoegen om te voldoen aan de behoeften van elk magazijn. Onder andere het gelijktijdig controleren van de voorraad van het magazijn en de fysieke winkels, het verzekeren van de bevoorrading van de productielijnen of afstemmen van de voorraad op verschillende marktplaatsen.
Optimalisatie van de magazijnactiviteiten	Nee	Optimaliseert en vereenvoudigt de werking zoveel mogelijk via regels voor de verdeling van producten. Zo wordt het aantal verplaatsingen van de operatoren beperkt.
Fouten en productiviteit	Beperkt zich tot het correct inrichten van de voorraad	Door gedetailleerde instructies te sturen naar de operators over hoe ze handelingen moeten uitvoeren, voorkomt men fouten en wordt de productiviteit verhoogd.

Efficiënte logistiek is van levensbelang geworden voor elk bedrijf dus vragen veel ondernemingen zich af hoe ze dit aspect kunnen verbeteren. Is het beter om een ERP of een WMS in het magazijn in te voeren, of misschien beide systemen?

Een WMS is ongetwijfeld de beste garantie op succes. Het is immers specifiek ontworpen om zich aan te passen aan de bijzonderheden van een magazijn en de productiviteit ervan te verhogen. Het WMS kan worden aangepast aan de bijzonderheden van elk bedrijf en in alle soorten magazijnen worden gebruikt. Zowel magazijnen die door een ERP worden beheerd als die waar handmatig wordt gecontroleerd.

Mecalux beschikt over Easy WMS, een Warehouse Management Systeem dat gebruikt wordt in tal van logistieke magazijnen. Bedrijven uit allerlei sectoren gebruiken het dagelijks om hun toeleveringsketen te organiseren, hun magazijnmiddelen te optimaliseren en hun klanten een snelle en doeltreffende service te bieden. Neem contact met ons op zodat wij u kunnen laten zien hoe u uw logistiek kunt moderniseren met behulp van ons WMS.